Julian Jost: “Unsere Vision ist es, Meetings aus dem Alltags-Grau zu befreien”

Die Gründer Jan Hoffmann-Keining (l.) und Julian Jost
Die Gründer Jan Hoffmann-Keining (l.) und Julian Jost

Ganze 31 Stunden pro Monat verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer in Meetings, die meisten davon sind wenig effizient. Bei Gründern sind es dagegen weniger als zehn Stunden. Für Julian Jost, den Gründer von Spacebase, ist klar: die Old Economy braucht eine neue Meetingkultur und kann dabei viel von den Jungen lernen. Auf seiner Onlineplattform vermittelt er Unternehmen außergewöhnliche Locations für Meetings und Events weltweit.

Wenn die 14 Mitarbeiter des Kreuzberger Startups Spacebase ein Meeting haben, wird nicht einfach nur ein Termin in den Kalender eingetragen. Schon vorab wird das Treffen rundum organisiert und genau vorbereitet – Agenda, Ziele, Setting und Location müssen stimmen. Schließlich sind gute Meetings ihr Geschäft: Mit einer Buchungsplattform für außergewöhnliche Meetinglocations wollen die beiden Gründer Julian Jost und Jan Hoffmann-Keining ineffizienten und uninspirierenden Besprechungen ein Ende machen.  “Unsere Vision ist es, Meetings aus dem Alltags-Grau zu befreien”, sagt Jost.

Die beste Inspiration dafür finde man in Startups: Schlanke Stukturen und bunte Teams – da entsteht automatisch eine ganz neue Gesprächskultur. “Wir sind überzeugt, dass sich Meetings in jedem Unternehmen noch verbessern lassen, um maximale Effizienz und Kreativität zu fördern”, sagt Jost. “Startups sind hier eine gute Orientierung und können Großunternehmen in puncto Innovation und Effizienz wertvolle Inspiration liefern.”

Wie gelingt es also, festgefahrene Business-Treffen wieder effizient und kreativ zu gestalten? Das sind die sieben wichtigsten Learnings von Startups:

 

1. Die Vorbereitung

Die Grundlage für effiziente Meetings wird in Startups bereits geschaffen, bevor die Mitarbeiter zusammentreffen: “Wir arbeiten mit mehreren Online-Tools, um unsere Agenda schon vor dem Meeting mit allen Team-Mitgliedern zu teilen. So stellen wir sicher, dass wir direkt im Meeting Entscheidungen treffen und in der geplanten Zeit bleiben können”, so Jost. Neben den Themen, die es zu besprechen gilt, müssen dabei vor allem die Ziele festgelegt werden, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Die Devise lautet: Kein Aufhänger, kein Meeting!

2. Der Meeting-Ort

Neben dem richtigen Fokus spielt auch die Meeting-Umgebung eine entscheidende Rolle, wenn es um kreative Zusammenkünfte geht. Nach kahlen Meetingräumen sucht man in Startups vergeblich: “Sollen Meetings kreativ sein, halten wir sie immer außerhalb des Büros ab. Zum Beispiel in Cafés oder Parks”, erklärt Paul Roiter, Co-Founder der Ticketing-App Dingo.

3. Die Meeting-Hierarchie

Auch in puncto Team-Einbindung und Meeting-Hierarchie weht der Wind in Startup-Büros etwas anders als in vielen Großunternehmen: “Ich schreibe die Agenda mit den wichtigsten Fragen und dann halte ich die Klappe. Auf diese Weise bekommt das Team die Chance, mit Ideen herumzuspielen und so ohne Einschränkungen zu fantastischen Lösungen zu kommen”, weiß Lars Trunin, Gründer und CEO des Verlags Raudwara Publishing House.

4. Knallharte Zeitvorgaben

Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne liegt bei den meisten Erwachsenen bei maximal 18 Minuten. Auch die Länge eines Meetings kann somit zum absoluten Kreativitätskiller werden. Damit Diskussionen nicht ausarten oder Mitarbeiter erschöpft abschweifen, empfiehlt es sich deshalb, Meetings immer in festen Zeitfenstern durchzuführen. “Ich plane Meetings immer im Voraus und habe eine feste Checkliste an Punkten, die besprochen werden müssen. Jeden Punkt können wir dann natürlich auch schneller abhaken, aber dürfen niemals länger brauchen”, so Trunin. Gibt es einmal mehr zu besprechen, sollten im Voraus einzelne Meeting-Blöcke definiert und durch regelmäßige Pausen unterbrochen werden, damit die Kreativität auch nach längerer Zeit noch ungehindert fließen kann.

5. Neue Meeting-Formen ausprobieren

Eine interessante Form des morgendlichen Meetings praktiziert das US-Startup TravelMassive: “Morgens gehen wir für eine Stunde alle zusammen spazieren. Wir teilen uns in kleinere Gruppen auf und diskutieren während des Laufens durch einen ruhigen Teil der Stadt oder durch einen Park. Walking Meetings sind die beste Meetingform und bringen uns munter und bereit für die Arbeit zurück ins Büro”, verrät Gründer Ian Cumming.

6. Entscheidungen direkt treffen

Meetings nur des Treffens willens sollten Unternehmen von vornherein abschaffen. Nur wenn es konkrete Probleme oder Fragestellungen gibt, lohnt sich die Zusammenkunft. Die im Meeting beschlossenen Punkte sollten dabei direkt festgehalten und im Anschluss umgesetzt werden. Um Frust zu vermeiden muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter direkt nach dem Termin mit der Umsetzung der Lösungen beginnen können.

7. Nicht alle müssen mit

Nichts ist schlimmer, als in Meetings festzusitzen, mit denen man eigentlich gar nichts zu tun hat. Unternehmen müssen deshalb umdenken und die Business-Treffen nicht mehr als Zeichen für fleißige Mitarbeiter werten. Startups machen es vor, denn aufgrund der meist geringen Ressourcen sind sie gezwungen effizient zu arbeiten und benötigen die Arbeitskraft jedes Mitarbeiters voll und ganz zur Entwicklung des Produkts. Sie können sich die Zeitverschwendung unnötiger Meetings schlicht nicht leisten. Anstatt in festen Gruppen in eine Meetingroutine zu verfallen, sollte vor jedem Treffen evaluiert werden, wer wirklich anwesend sein muss und wer seine Zeit stattdessen in andere Aufgaben investieren kann.

 

Bild: Spacebase